受注〜請求を自動化する方法｜Zapier×freee×Slackの連携実例
「受注が入ったらExcelに記録して、請求書を作って、入金を確認して……」というバックオフィス業務は、ツール間のデータ連携で大幅に自動化できます。この記事では、Zapier・freee・Slackを組み合わせた実践的な自動化フローを紹介します。
自動化する業務フロー
以下のフローを自動化します。
- Webフォーム（Googleフォーム）で受注情報を入力
- Slackの受注チャンネルに通知
- Googleスプレッドシートの受注管理表に自動追記
- freeeに取引（売掛金）を自動登録
- 請求日になったらfreeeから請求書を自動発行
- 入金確認後にSlackで完了通知
使用するツール
| ツール | 役割 | 月額費用 |
|---|---|---|
| Googleフォーム | 受注入力 | 無料 |
| Zapier | ツール間連携の自動化 | $19.99〜 |
| Slack | チーム通知 | 無料〜 |
| Googleスプレッドシート | 受注管理台帳 | 無料 |
| freee | 請求書発行・会計処理 | ¥2,680〜 |
Zapierでの連携設計
Zap 1：受注入力 → Slack通知 + スプレッドシート記録
トリガー：Googleフォームに新しい回答が送信されたとき
アクション1：Slackの #受注 チャンネルにメッセージを投稿（顧客名、商品、金額を含む）
アクション2：Googleスプレッドシートの受注管理シートに新しい行を追加
Zap 2：スプレッドシート → freee取引登録
トリガー：スプレッドシートに新しい行が追加されたとき
アクション：freeeに売掛金の取引を自動登録（取引先名、金額、発生日、勘定科目を自動設定）
Zap 3：入金通知
トリガー：freeeで入金が消込されたとき
アクション：Slackに「○○社からの入金（¥○○○）を確認しました」と自動通知
導入時のポイント
- フォームの入力項目を最適化：freeeへの連携に必要な項目（取引先名、税区分、勘定科目）を入力フォームに含めておく
- エラー通知を設定：Zapierのエラー発生時にメール通知を設定し、データ欠損を防ぐ
- テストデータで検証：本番データの前にテストデータで一連のフローを通しテスト
- 手動バックアップを残す：自動化初期は、スプレッドシートの手動確認を並行して行う
💡 Make（Integromat）でも同様の構成が可能
Zapierの代わりにMakeを使うことで、より低コストで同じ自動化を実現できます。Makeはfreeeとの公式連携も提供しており、より複雑な条件分岐にも対応可能です。